Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng: Quy Định Mới Nhất 2026

Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng: Hiểu Rõ Quy Định và Mẫu Chuẩn 2026

Trong lĩnh vực xây dựng, việc hoàn tất một dự án không chỉ dừng lại ở việc bàn giao công trình mà còn bao gồm cả việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, xác nhận sự kết thúc của mối quan hệ hợp đồng giữa các bên, đồng thời là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mỗi bên. Hiểu rõ về quy định và cách soạn thảo biên bản này là điều cần thiết cho mọi chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan.

1. Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng Là Gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là một văn bản được lập bởi các bên tham gia hợp đồng xây dựng khi hợp đồng đó đã được thực hiện xong hoặc chấm dứt theo thỏa thuận. Biên bản này ghi nhận việc các bên đã hoàn thành hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng.

Mục đích chính của việc lập biên bản thanh lý là để:

• Xác nhận việc hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng.
• Chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp (nếu có) liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
• Hoàn tất các thủ tục hành chính, thanh toán cuối cùng.

2. Mục Đích và Ý Nghĩa Của Việc Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng mang nhiều ý nghĩa quan trọng:

• Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Khi có tranh chấp xảy ra, biên bản thanh lý là bằng chứng quan trọng để xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên, giúp quá trình giải quyết tranh chấp trở nên minh bạch và công bằng hơn.
• Chấm dứt rõ ràng nghĩa vụ: Biên bản xác nhận các nghĩa vụ đã được thực hiện, tránh tình trạng một bên vẫn bị ràng buộc bởi các điều khoản hợp đồng đã quá hạn.
• Hoàn tất thủ tục tài chính: Biên bản thường đi kèm với việc thanh toán các khoản còn lại, quyết toán công trình, giúp các bên hoàn tất các giao dịch tài chính một cách dứt điểm.
• Tạo cơ sở cho các dự án tương lai: Việc kết thúc một hợp đồng một cách suôn sẻ tạo dựng mối quan hệ tin cậy, là nền tảng tốt cho các hợp đồng hợp tác trong tương lai.

3. Các Quy Định Pháp Luật Liên Quan Đến Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Pháp luật Việt Nam quy định khá rõ ràng về việc thanh lý hợp đồng, và hợp đồng xây dựng cũng tuân theo các nguyên tắc chung này, đồng thời có những quy định đặc thù.

3.1. Thời Điểm Lập Biên Bản Thanh Lý

Theo quy định chung, biên bản thanh lý hợp đồng được lập khi một trong các điều kiện sau được thỏa mãn:

• Hợp đồng đã được thực hiện xong toàn bộ các nghĩa vụ bởi tất cả các bên.
• Hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật trước thời hạn.

Đối với hợp đồng xây dựng, thời điểm này thường diễn ra sau khi công trình đã được nghiệm thu hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, các bên hoàn toàn có thể thỏa thuận một thời điểm cụ thể để lập biên bản thanh lý, miễn là các nghĩa vụ cơ bản đã được thực hiện.

3.2. Nội Dung Chính Của Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Một biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng đầy đủ và chuẩn xác cần bao gồm các thông tin chính sau:

• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, mã số thuế (nếu có) của bên giao thầu và bên nhận thầu.
• Thông tin hợp đồng gốc: Số hợp đồng, ngày ký, nội dung chính của hợp đồng xây dựng mà hai bên ký kết.
• Tóm tắt quá trình thực hiện hợp đồng: Ghi nhận các công việc đã thực hiện, các giai đoạn quan trọng, các lần sửa đổi, bổ sung hợp đồng (nếu có).
• Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ: Liệt kê rõ ràng các nghĩa vụ mà mỗi bên đã thực hiện và các nghĩa vụ còn lại (nếu có).
• Các vấn đề tài chính: Ghi nhận số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ, phương thức và thời hạn thanh toán cuối cùng.
• Xác nhận nghiệm thu công trình: Nếu hợp đồng có liên quan đến việc nghiệm thu, cần ghi nhận kết quả nghiệm thu.
• Các thỏa thuận khác: Bao gồm các vấn đề về bảo hành công trình, trách nhiệm sau thanh lý (nếu có), hoặc các thỏa thuận khác mà các bên thống nhất.
• Cam kết và chữ ký: Các bên cam kết nội dung trong biên bản là đúng sự thật và có giá trị pháp lý. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký, dấu (nếu có) của người đại diện hợp pháp các bên.

3.3. Trường Hợp Không Lập Biên Bản Thanh Lý

Trong một số trường hợp, việc lập biên bản thanh lý có thể không bắt buộc:

• Các bên thỏa thuận không lập biên bản thanh lý.
• Các hợp đồng có thời hạn hoặc phạm vi thực hiện rất nhỏ, không phát sinh các vấn đề phức tạp sau khi hoàn thành.

Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý và sự rõ ràng trong các giao dịch, đặc biệt là với hợp đồng xây dựng có giá trị lớn và tính phức tạp cao, việc lập biên bản thanh lý vẫn được khuyến khích mạnh mẽ.

4. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng Mới Nhất 2026

Dưới đây là cấu trúc và nội dung gợi ý cho một biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng chuẩn, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

4.1. Thông Tin Chung

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm 2026

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG

Số: …/…/BBTL

4.2. Thông Tin Các Bên

BÊN A (Bên Giao thầu):

• Tên doanh nghiệp: …
• Địa chỉ: …
• Điện thoại: …
• Mã số thuế: …
• Đại diện bởi: Ông/Bà … Chức vụ: …

BÊN B (Bên Nhận thầu):

• Tên doanh nghiệp: …
• Địa chỉ: …
• Điện thoại: …
• Mã số thuế: …
• Đại diện bởi: Ông/Bà … Chức vụ: …

4.3. Nội Dung Thanh Lý

Căn cứ Hợp đồng số … ngày … tháng … năm 20… về việc … (mô tả ngắn gọn nội dung hợp đồng) giữa Bên A và Bên B, sau một thời gian triển khai thực hiện, hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

4.3.1. Về việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng:

Hai bên xác nhận Bên B đã hoàn thành toàn bộ các công việc theo Hợp đồng số … đã ký, bao gồm:

• … (Liệt kê cụ thể các hạng mục công việc đã hoàn thành)
• …

Bên A xác nhận đã nhận bàn giao và kiểm tra các hạng mục công việc trên. Các bên không có bất kỳ khiếu nại, yêu cầu gì thêm liên quan đến phạm vi công việc đã thực hiện.

4.3.2. Về nghĩa vụ tài chính:

Tổng giá trị hợp đồng: … VNĐ.

Số tiền Bên A đã tạm ứng/thanh toán cho Bên B tính đến thời điểm lập biên bản: … VNĐ.

Số tiền Bên A còn phải thanh toán cho Bên B (nếu có): … VNĐ.

Bên A cam kết sẽ thanh toán đầy đủ số tiền còn lại cho Bên B trong vòng … ngày kể từ ngày ký biên bản này, bằng hình thức …

Nếu có các khoản phạt chậm tiến độ, phạt vi phạm hợp đồng, hai bên cần ghi rõ số tiền phạt, cơ sở tính và phương thức trừ hoặc thanh toán.

4.3.3. Các thỏa thuận khác:

Các vấn đề liên quan đến bảo hành công trình (nếu có): Bên B cam kết thực hiện nghĩa vụ bảo hành công trình trong vòng … kể từ ngày nghiệm thu/bàn giao theo quy định tại hợp đồng.

Các vấn đề về trách nhiệm sau thanh lý (nếu có):

4.4. Chấm Dứt Hợp Đồng và Chữ Ký

Kể từ ngày ký Biên bản thanh lý này, Hợp đồng số … ngày … tháng … năm 20… giữa Bên A và Bên B được coi là đã thanh lý xong. Mọi quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên theo hợp đồng này đã được thực hiện hoặc giải quyết xong.

Biên bản này được lập thành 02 bản gốc, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ thực hiện.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

5. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Để quá trình thanh lý hợp đồng diễn ra suôn sẻ và tránh những rủi ro không đáng có, các bên cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký: Đảm bảo tất cả các hạng mục công việc, nghĩa vụ tài chính, và các điều khoản khác trong hợp đồng đã được thực hiện hoặc giải quyết thỏa đáng trước khi đặt bút ký biên bản thanh lý.
• Tham khảo ý kiến luật sư: Đối với các dự án lớn hoặc có nhiều điều khoản phức tạp, việc tham vấn ý kiến luật sư sẽ giúp đảm bảo biên bản được soạn thảo đúng pháp luật và bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn.
• Lưu giữ hồ sơ đầy đủ: Tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng, bao gồm cả biên bản thanh lý, cần được lưu giữ cẩn thận để làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết.
• Tuân thủ thời hạn thanh toán: Nếu có khoản thanh toán cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng thời hạn đã thỏa thuận để tránh phát sinh lãi chậm thanh toán hoặc tranh chấp.
• Xác định rõ trách nhiệm bảo hành: Điều khoản bảo hành sau khi công trình hoàn thành và bàn giao là rất quan trọng. Biên bản thanh lý cần làm rõ thời gian và phạm vi bảo hành.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng để hoàn tất một dự án. Một biên bản rõ ràng, chính xác sẽ giúp các bên kết thúc mối quan hệ hợp đồng một cách trọn vẹn, đồng thời là nền tảng vững chắc cho sự hợp tác trong tương lai.